1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov v smislu člena 4(7) GDPR je:

2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO)

V skladu s členom 37 GDPR smo imenovali pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO), ki skrbi za nadzor in zagotavljanje skladnosti z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov.

Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, uveljavljanjem vaših pravic ali za kakršnekoli pomisleke glede zasebnosti se lahko kadar koli obrnete na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

3. Osebni podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo različne kategorije osebnih podatkov, odvisno od načina vaše interakcije z našim spletnim mestom in storitvami. Spodaj so opisane posamezne kategorije podatkov, ki jih obdelujemo.

3.1 Podatki, ki nam jih posredujete neposredno

• Identifikacijski podatki: ime, priimek, datum rojstva, spol, številka osebnega dokumenta (za hotelske rezervacije in zahteve kasinoja).
• Kontaktni podatki: e-poštni naslov, telefonska številka, poštni naslov stalnega ali začasnega bivališča.
• Podatki o rezervaciji: datumi prihoda in odhoda, tip sobe, posebne zahteve in preference, število gostov, namen obiska.
• Plačilni podatki: podatki o plačilni kartici (številka kartice, datum veljavnosti, CVV – hranjeni le v šifrirani obliki prek varnega plačilnega ponudnika), podatki o bančnem računu, računi in potrdila o plačilu.
• Podatki za ustvaritev računa: uporabniško ime, geslo (shranjeno v obliki zgoščene vrednosti), varnostna vprašanja.
• Podatki o komunikaciji: vsebina vaših sporočil, povpraševanj, pritožb ali povratnih informacij, ki nam jih posredujete prek kontaktnih obrazcev, e-pošte ali telefonskih klicev.
• Podatki za program zvestobe: točke zvestobe, nagradna zgodovina, preference in nagrade.
• Podatki o zdravju (posebne kategorije): informacije o alergijah ali posebnih prehranskih zahtevah ter zahtevah glede dostopnosti, ki nam jih posredujete prostovoljno.

3.2 Podatki, ki jih zbiramo samodejno

• Tehnični podatki: naslov IP, vrsta in različica brskalnika, operacijski sistem, ločljivost zaslona, nastavitve jezika.
• Podatki o uporabi: strani, ki ste jih obiskali, čas obiska, trajanje obiska na posamezni strani, povezave, na katere ste kliknili, iskalne poizvedbe na spletnem mestu.
• Podatki o piškotkih in sledilnih tehnologijah: identifikatorji piškotkov, podatki o sejah, preference uporabnika. Podrobnejše informacije najdete v našem Pravilniku o piškotkih.
• Podatki o lokaciji: splošna geografska lokacija, pridobljena na podlagi naslova IP (le z vašim soglasjem za natančno geolokacijo).
• Podatki iz dnevniških datotek: zahteve strežnika, kode napak, referenčne URL-je, čas zahteve.

3.3 Podatki, ki jih pridobimo od tretjih oseb

• Podatki iz rezervacijskih platform: kadar rezervacijo opravite prek posrednikov (npr. Booking.com, Expedia), prejmemo vaše kontaktne podatke in podatke o rezervaciji.
• Podatki iz socialnih omrežij: kadar se prijavite ali ustvarite račun prek socialnih omrežij (npr. Facebook, Google), prejmemo ime, e-poštni naslov in profilno fotografijo v skladu z vašimi nastavitvami zasebnosti na zadevnem omrežju.
• Podatki o preverjanju starosti (kasino): za izpolnitev zakonskih zahtev glede dostopa do kasinoja lahko prejmemo podatke za preverjanje starosti od specializiranih ponudnikov storitev.
• Podatki iz javno dostopnih virov: informacije iz poslovnih registrov ali javnih baz, kadar je to potrebno za sklenitev pogodbe.

4. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo le, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga v skladu s členom 6 GDPR. Spodaj so navedene vse pravne podlage, ki jih pri obdelavi vaših podatkov uporabljamo:

4.1 Izpolnitev pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR)

Vaše osebne podatke obdelujemo, ker je to potrebno za izpolnitev pogodbe, ki ste jo sklenili z nami, ali za izvedbo predpogodbenih ukrepov na vašo zahtevo. To vključuje:

• obdelavo hotelskih rezervacij in upravljanje vašega bivanja;
• procesiranje plačil za naše storitve;
• zagotavljanje storitev restavracije, kasinoja in ostalih hotelov;
• upravljanje vašega uporabniškega računa na spletnem mestu;
• obravnavo vprašanj in pritožb v zvezi z vašimi rezervacijami.

4.2 Zakonska obveznost (člen 6(1)(c) GDPR)

Nekatere osebne podatke obdelujemo, ker nam to nalaga veljavna zakonodaja. To vključuje:

• vodenje evidenc gostov in prijavo gostov pristojnim organom v skladu z Zakonom o gostinstvu in Zakonom o tujcih;
• izpolnitev zahtev Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT), vključno s postopki „poznaj svojega stranko" (KYC) za kasino;
• hranjenje računovodskih evidenc in davčnih dokumentov v skladu z veljavno zakonodajo;
• poročanje organom pregona, kadar to zahteva zakon;
• preverjanje starosti obiskovalcev kasinoja (zakonska starostna omejitev 18 let).

4.3 Zakoniti interesi (člen 6(1)(f) GDPR)

Določene osebne podatke obdelujemo na podlagi naših zakonitih interesov ali zakonitih interesov tretjih oseb, pod pogojem, da ti interesi ne prevladajo nad vašimi temeljnimi pravicami in svoboščinami. Zakoniti interesi vključujejo:

• zagotavljanje varnosti naših prostorov, gostov in zaposlenih (vključno z video nadzorom);
• preprečevanje goljufij, zlorab in nepooblaščenega dostopa do naših sistemov;
• izboljšanje naših storitev in spletnega mesta na podlagi analize uporabe;
• pošiljanje neposrednih tržnih sporočil obstoječim strankam o podobnih storitvah;
• upravljanje in zaščita naših poslovnih interesov ter uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• analitika in statistično poročanje za notranje poslovne namene.

4.4 Soglasje (člen 6(1)(a) GDPR)

Kadar obdelava vaših osebnih podatkov ne temelji na nobeni od zgoraj navedenih podlag, pridobimo vaše izrecno soglasje. Soglasje pridobimo za:

• pošiljanje tržnih e-poštnih sporočil, glasil in promocijskih ponudb;
• nameščanje neobveznih piškotkov za analitiko in trženje;
• obdelavo posebnih kategorij podatkov (npr. zdravstveni podatki, prehranske zahteve);
• deljenje vaših kontaktnih podatkov s partnerji za namene skupnih promocij.

Soglasje lahko kadar koli umaknete brez negativnih posledic z nastavitvami piškotkov na spletnem mestu, z odjavnico v tržnih e-poštnih sporočilih ali z neposrednim stikom na privacy@nivelistayguide.com. Umik soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je potekala pred umikom.

4.5 Varstvo življenjskih interesov (člen 6(1)(d) GDPR)

V izjemnih primerih lahko obdelujemo vaše osebne podatke, kadar je to nujno potrebno za zaščito vaših življenjskih interesov ali življenjskih interesov druge fizične osebe, na primer v primeru zdravstvene nujnosti med bivanjem.

4.6 Posebne kategorije osebnih podatkov (člen 9 GDPR)

V primerih, ko obdelujemo posebne kategorije osebnih podatkov (npr. podatke o zdravju v zvezi s posebnimi prehranskimi zahtevami ali dostopnostjo), to počnemo le z vašim izrecnim soglasjem (člen 9(2)(a) GDPR) ali kadar je to nujno za zaščito vaših življenjskih interesov (člen 9(2)(c) GDPR).

5. Namen in način uporabe osebnih podatkov

Vaše osebne podatke uporabljamo izključno za določene, izrecne in zakonite namene ter jih ne obdelujemo na način, ki bi bil nezdružljiv s temi nameni. Spodaj so navedeni glavni nameni obdelave:

5.1 Upravljanje rezervacij in bivanja

• Obdelava in potrditev hotelskih rezervacij ter upravljanje prihoda in odhoda.
• Zagotavljanje namestitvenih in gostinskih storitev med vašim bivanjem.
• Komuniciranje z vami v zvezi z vašo rezervacijo (potrdila, opomniki, spremembe).
• Obravnava posebnih zahtev in preferenc (npr. tip sobe, nadstandardne storitve).

5.2 Storitve kasinoja

• Preverjanje starosti in identitete obiskovalcev kasinoja v skladu z zakonodajo.
• Izpolnjevanje zahtev za preprečevanje pranja denarja (AML/KYC postopki).
• Upravljanje iger na srečo in beleženje transakcij v skladu z zakonodajo.
• Samoizključitev in programi odgovorne igre na srečo.

5.3 Plačilne transakcije

• Obdelava plačil za hotelske storitve, restavracijo in kasino.
• Preprečevanje goljufij in nepooblaščenih transakcij.
• Izdajanje računov in hramba računovodskih evidenc.

5.4 Program zvestobe in trženje

• Upravljanje programa zvestobe Nivelistay Guide in dodeljevanje točk.
• Pošiljanje personaliziranih promocijskih ponudb, novic in posebnih ugodnosti gostom, ki so dali soglasje ali so obstoječe stranke.
• Izvajanje anket o zadovoljstvu gostov in pridobivanje povratnih informacij.
• Personalizacija vaše izkušnje na spletnem mestu na podlagi vaših preferenc.

5.5 Varnost in zaščita

• Videonadzorovni sistemi na javnih površinah hotela in kasinoja za zagotavljanje varnosti gostov in premoženja.
• Preprečevanje, odkrivanje in preiskovanje goljufij ter zlorab.
• Zaščita informacijskih sistemov pred nepooblaščenim dostopom in kibernetskimi napadi.

5.6 Pravne in regulatorne zahteve

• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti poročanja organom oblasti.
• Uveljavljanje ali obramba pravnih zahtevkov.
• Reševanje sporov in pritožb.

5.7 Izboljšanje storitev in analitika

• Analiza podatkov o uporabi spletnega mesta za izboljšanje funkcionalnosti in vsebine.
• Notranje statistično poročanje in poslovna analitika.
• Testiranje in razvoj novih storitev in funkcionalnosti.

6. Deljenje osebnih podatkov s tretjimi osebami

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo, ne dajemo v najem in ne trgujemo z njimi. Podatke lahko delimo s tretjimi osebami le v naslednjih okoliščinah in le v obsegu, ki je nujno potreben:

6.1 Obdelovalci podatkov (pogodbeniki)

Za opravljanje določenih storitev v našem imenu lahko angažiramo zunanje ponudnike storitev (obdelovalce podatkov). Ti so pogodbeno zavezani, da vaše podatke obdelujejo izključno po naših navodilih in v skladu z GDPR. Takšni ponudniki vključujejo:

• ponudnike plačilnih rešitev in procesorje plačilnih kartic;
• ponudnike storitev rezervacijskega sistema in upravljanja hotelskih storitev (PMS);
• ponudnike storitev IT, gostovanja in vzdrževanja spletnega mesta;
• ponudnike e-poštnega trženja in sistemov za upravljanje odnosov s strankami (CRM);
• ponudnike analitičnih storitev (npr. spletna analitika);
• ponudnike varnostnih storitev in videonadzornih sistemov;
• računovodske in revizorske storitve.

6.2 Skupni upravljavci in poslovni partnerji

• Rezervacijske platforme in agencije (npr. Booking.com, Expedia), prek katerih ste opravili rezervacijo;
• turistične agencije in organizatorji potovanj, s katerimi imamo partnerske sporazume;
• ponudniki prevozu in transfernih storitev za naše goste.

6.3 Organi oblasti in državne institucije

Vaše podatke lahko razkrijemo pristojnim organom, kadar to zahteva zakon ali sodni nalog:

• policiji in organom pregona;
• davčnim in finančnim organom (npr. Finančna uprava RS – FURS);
• Uradu za preprečevanje pranja denarja v skladu z Zakonom o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma;
• inšpekcijskim organom in regulatornim telesom;
• sodiščem v okviru sodnih postopkov.

6.4 Prenos podatkov v tretje države

Vaši osebni podatki se praviloma obdelujejo znotraj Evropskega gospodarskega prostora (EGP). V primeru prenosa podatkov v tretje države (zunaj EGP) zagotovimo, da je prenos zakonit in da obstajajo ustrezni zaščitni ukrepi v skladu s poglavjem V GDPR, vključno z:

• standardnimi pogodbenimi klavzulami (SCC), ki jih je sprejela Evropska komisija (člen 46(2)(c) GDPR);
• odločitvami o ustreznosti Evropske komisije za določene tretje države (člen 45 GDPR);
• zavezujočimi poslovnimi pravili (BCR) za prenose znotraj skupin podjetij.

Za informacije o specifičnih zaščitnih ukrepih pri prenosu podatkov se obrnite na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

7. Čas hrambe osebnih podatkov

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani, ali kolikor zahteva veljavna zakonodaja. Po izteku roka hrambe podatke varno izbrišemo ali anonimiziramo. Spodnja tabela prikazuje okvirne roke hrambe za posamezne kategorije podatkov:

Po izteku navedenih rokov hrambe podatke trajno izbrišemo oziroma anonimiziramo tako, da vas ni mogoče več identificirati.

8. Vaše pravice glede varstva osebnih podatkov

Kot posameznik imate v skladu z GDPR naslednje pravice glede obdelave vaših osebnih podatkov. Za uveljavljanje katerekoli od spodaj navedenih pravic nas kontaktirajte na privacy@nivelistayguide.com.

8.1 Pravica do dostopa (člen 15 GDPR)

Imate pravico zahtevati potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in kadar je temu tako, dostop do teh podatkov ter informacije o namenu obdelave, kategorijah podatkov, prejemnikih, rokih hrambe in vaših pravicah. Zagotovili vam bomo brezplačno kopijo vaših osebnih podatkov v elektronski obliki.

8.2 Pravica do popravka (člen 16 GDPR)

Imate pravico zahtevati popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Nepravilne podatke bomo brez nepotrebnega odlašanja popravili ali dopolnili.

8.3 Pravica do izbrisa (člen 17 GDPR)

Imate pravico zahtevati izbris vaših osebnih podatkov (pravica do pozabe) v naslednjih primerih:

• podatki niso več potrebni za namen, za katerega so bili zbrani;
• ste umaknili soglasje in ni druge pravne podlage za obdelavo;
• ste vložili ugovor in ni prevladujočih zakonitih razlogov za obdelavo;
• podatki so bili obdelani nezakonito;
• izbris zahteva pravo EU ali slovensko pravo.

Upoštevajte, da ta pravica ni absolutna in ne velja, kadar je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti ali uveljavljanje pravnih zahtevkov.

8.4 Pravica do omejitve obdelave (člen 18 GDPR)

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kadar:

• izpodbijate točnost podatkov (za obdobje, v katerem preverjamo točnost);
• je obdelava nezakonita in zahtevate omejitev namesto izbrisa;
• podatkov ne potrebujemo več, vi pa jih potrebujete za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• ste vložili ugovor in čakate na preveritev, ali naši zakoniti razlogi prevladajo.

8.5 Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20 GDPR)

Imate pravico prejeti vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ter pravico prenesti te podatke drugemu upravljavcu. Ta pravica velja, kadar obdelava temelji na soglasju ali pogodbi in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

8.6 Pravica do ugovora (člen 21 GDPR)

Imate pravico kadar koli ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov, ki temelji na zakonitih interesih (člen 6(1)(f) GDPR) ali javnem interesu, iz razlogov, ki se nanašajo na vaš konkretni položaj. Prav tako imate pravico do ugovora zoper obdelavo podatkov za namene neposrednega trženja, vključno s profiliranjem, kadar koli in brez navedbe razlogov. Po prejemu ugovora zoper trženje vaših podatkov ne bomo več obdelovali v te namene.

8.7 Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem in profiliranjem (člen 22 GDPR)

Imate pravico, da za vas ne velja odločitev, ki temelji izključno na avtomatizirani obdelavi, vključno s profiliranjem, in ki ima za vas pravne posledice ali vas podobno pomembno prizadene. Kadar takšno odločanje izvajamo, vas bomo o tem obvestili in vam zagotovili možnost, da zahtevate posredovanje človeške ocene, izrazite svoje stališče ali izpodbijate odločitev.

8.8 Postopek uveljavljanja pravic

Za uveljavljanje katerekoli od zgoraj navedenih pravic nam pošljite pisno zahtevo na privacy@nivelistayguide.com ali po pošti na naslov: , . Na vašo zahtevo bomo odgovorili v roku enega meseca od prejema. Ta rok se lahko v utemeljenih primerih podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer vas bomo pravočasno obvestili. Uveljavljanje teh pravic je brezplačno, razen v primeru očitno neutemeljenih ali prekomerno pogostih zahtev.

Za potrditev vaše identitete vas lahko prosimo za predložitev ustreznih dokazil. To storimo izključno za zaščito vaše zasebnosti in preprečevanje nepooblaščenega dostopa do vaših podatkov.

9. Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši GDPR ali drugo veljavno zakonodajo o varstvu podatkov, imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo podatkov v Republiki Sloveniji:

Preden vložite pritožbo pri nadzornem organu, vas vljudno prosimo, da nas najprej kontaktirate. Trudili se bomo, da vaše pomisleke rešimo hitro in učinkovito.

10. Varnost osebnih podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe v skladu s členom 32 GDPR, ki zagotavljajo varstvo vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spremembo, izgubo ali uničenjem. Varnostni ukrepi vključujejo med drugim:

• šifriranje podatkov pri prenosu (TLS/SSL) in v mirovanju;
• varovanje dostopa z gesli in večfaktorsko avtentikacijo;
• redno varnostno kopiranje podatkov in testiranje obnovitve;
• nadzor dostopa na podlagi načela najmanjšega privilegija;
• redne varnostne revizije in testiranja ranljivosti sistemov;
• usposabljanje zaposlenih o varstvu podatkov in varnostnih tveganjih;
• fizično varovanje strežniških prostorov in dokumentov.

Kljub vsem varnostnim ukrepom nobena metoda prenosa prek interneta ali elektronskega shranjevanja ni stoodstotno varna. V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov bomo ravnali v skladu z obveznostmi iz člena 33 in 34 GDPR ter brez nepotrebnega odlašanja in najkasneje v 72 urah po zaznavi kršitve obvestili pristojni nadzorni organ, v primeru visokih tveganj pa tudi vas.

11. Piškotki in sledilne tehnologije

Naše spletno mesto uporablja piškotke in podobne sledilne tehnologije za zagotavljanje funkcionalnosti spletnega mesta, analizo prometa ter prikazovanje relevantnih vsebin in oglaševanja. Piškotke delimo na naslednje kategorije:

• Nujno potrebni piškotki: Neobhodno potrebni za delovanje spletnega mesta. Brez njih spletno mesto ne bi delovalo pravilno. Ne zahtevajo vašega soglasja.
• Funkcionalni piškotki: Omogočajo napredne funkcionalnosti in personalizacijo (npr. shranjevanje jezikovnih preferenc). Zahtevajo vaše soglasje.
• Analitični piškotki: Zbirajo statistične podatke o uporabi spletnega mesta (npr. Google Analytics). Zahtevajo vaše soglasje.
• Tržni/oglaševalski piškotki: Omogočajo prikazovanje personaliziranih oglasov. Zahtevajo vaše soglasje.

Ob prvem obisku spletnega mesta se vam prikaže pasica s piškotki, prek katere lahko upravljate svoje nastavitve. Vaše nastavitve piškotkov lahko kadar koli spremenite prek povezave »Nastavitve piškotkov« na dnu spletnega mesta. Za podrobnejše informacije o piškotkih, ki jih uporabljamo, glejte naš ločen Pravilnik o piškotkih.

12. Varstvo zasebnosti otrok

Naše storitve niso namenjene otrokom, mlajšim od 16 let, in zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let, brez preverjene starševske privolitve. Dostop do kasinoja je izrecno omejen na osebe, ki so dopolnile 18 let.

Če ste starš ali skrbnik in menite, da je vaš otrok, mlajši od 16 let, brez vaše vednosti posredoval osebne podatke, nas prosim nemudoma kontaktirajte na privacy@nivelistayguide.com. Te podatke bomo takoj izbrisali.

13. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, da odražamo spremembe v naših praksah obdelave podatkov, veljavni zakonodaji ali poslovnem delovanju. O bistvenih spremembah vas bomo obvestili prek:

• obvestila na vidnem mestu na naši spletni strani;
• e-poštnega obvestila na naslov, ki ste nam ga posredovali (za naše registrirane stranke);
• obvestila ob naslednjem obisku naše spletne strani.

Datum zadnje posodobitve bo vedno naveden na vrhu tega dokumenta. Priporočamo, da to politiko zasebnosti redno pregledate. Nadaljnja uporaba naših storitev po objavi sprememb pomeni, da se s posodobljenimi pogoji strinjate, v kolikor je to zahtevano s soglasjem, pa bomo le-tega pridobili posebej.

14. Kontaktni podatki

Za vsa vprašanja, pomisleke ali zahteve v zvezi s to politiko zasebnosti ali obdelavo vaših osebnih podatkov nas kontaktirajte:

Vaše zahteve in vprašanja bomo obravnavali z vso skrbnostjo in v skladu z veljavnimi zakonskimi roki. Zavezujemo se, da bomo vaše osebne podatke obdelovali transparentno, pošteno in v skladu z vsemi veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov.